Privatlivspolitik
1. Indledning
Velliv Ejendomme A/S er et datterselskab til Velliv, Pension & Livsforsikring A/S. Vi driver virksomhed ved køb og salg af fast ejendom, administration og forvaltning af fast ejendom, herunder udlejning af ejendomme.
Velliv Ejendomme er registreret som aktieselskab i Danmark med CVR-nummer 40414126 og indgår i en koncern med følgende datterselskaber; Velliv Ejendomsinvestering P/S (CVR-nr. 10239702), Velliv Ejendomme Lyngby P/S (CVR-nr. 41045280), Velliv Ejendomme Logistik P/S (CVR-nr. 21525413) og Velliv Ejendomme Kilehaven K/S (CVR-nr. 44487454) – herefter samlet betegnet som ”Velliv Ejendomme”, ”vi”, ”vores”, ”os”. I tilfælde af at vi behandler personoplysninger om dig, vil det pågældende selskab angive, at det er dette selskab som indsamler og behandler dine personoplysninger.
Den registrerede opfordres til at læse Privatlivspolitikken grundigt igennem for at forstå, hvordan Velliv Ejendomme behandler personoplysninger. Velliv Ejendomme kan ændre Privatlivspolitikken fra tid til anden ved at offentliggøre en opdateret version på hjemmesiden. Velliv Ejendomme anbefaler derfor, at de registrerede løbende tjekker hjemmesiden. Ved væsentlige ændringer kontaktes alle registrerede for at oplyse om ændringen.
Vi har opdelt vores privatlivspolitik i en række afsnit, som tilsammen opfylder vores oplysningsforpligtelse efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14.
I afsnittet specifikke behandlingsaktiviteter kan du læse om vores specifikke behandlingsaktiviteter.
I afsnittet generelle bestemmelser kan du læse om modtagere af personoplysninger, dine rettigheder og klagevejledningen.
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller ønsker at gøre dine rettigheder gældende, er du velkommen til at kontakte os via nedenstående kontaktoplysninger:
| Velliv Ejendomme A/S |
| c/o Velliv, Pension & Livsforsikring, Lautrupvang 10 |
| 2750 Ballerup |
| Mail: Ejendom@velliv.dk |
2. Specifikke behandlingsaktiviteter
2.1 Investorer: Ejendomsforvaltning
|
Investorer: Ejendomsforvaltning |
|
| Behandlingens formål |
Velliv Ejendomme forvalter investeringer på vegne af Velliv, Pension & Livsforsikring A/S og andre investorer, hvortil der indgås aftale herom.
I denne forbindelse behandles investorernes eller dennes reelle ejeres personoplysninger for at gennemføre investeringen, herunder varetagelse af Velliv Ejendommes forpligtelser i henhold til de indgåede aftaler samt gældende lovgivning.
Ved denne behandlingsaktivitet indgår således behandling, der naturligt indgår i investeringen herunder udarbejdelse af nødvendig dokumentation samt registrering af ledelses- og ejerforhold hos henholdsvis tinglysningsretten og/eller Erhvervsstyrelsen.
|
| Kategorier af personoplysninger |
|
| Behandlingsgrundlag |
Behandlingsgrundlaget for Velliv Ejendommes behandling af almindelige personoplysninger følger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om behandling, der er nødvendig af hensyn til opfyldelse af aftaler, som investoren, dennes ledelse eller de reelle ejere er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelsen af aftalen.
Behandlingsgrundlaget for registrering af reelle ejeres eller ledelsesmedlemmers almindelige personoplysninger følger af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, jf. selskabslovens §§ 58 a, stk. 3 og 10.
Behandlingsgrundlaget for registrering af reelle ejeres eller ledelsesmedlemmers personnummer på CVR følger databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, da Velliv Ejendomme er forpligtet til at registrere dette, jf. selskabslovens §§ 58 a, stk. 3 og 10.
|
|
Kilder |
|
| Opbevaringsperiode |
Velliv Ejendomme opbevarer så længe Velliv Ejendomme har forvaltningsmandat. Derefter opbevares personoplysninger i 3 år, jf. forældelseslovens § 3.
Velliv Ejendomme opbevarer nogle data i længere tid, hvis Velliv Ejendomme er forpligtet til at gøre det i henhold til lovgivning. For eksempel behandles eventuelle personoplysninger til brug for bogføringsmateriale i løbende år + 5 år, jf. bogføringslovens § 12 og selskabsdokumenter i 5 år, jf. selskabslovens § 17.
|
2.2 Lejere: Ejendomsudlejning privat
|
Lejere: Ejendomsudlejning privat
|
|
| Behandlingens formål |
Velliv Ejendomme behandler lejerens personoplysninger for at opfylde lejekontrakten, således at Velliv Ejendomme kan imødekomme de forpligtelser, der følger lejekontrakten.
Ved denne behandlingsaktivitet indgår således alle de processer, der er en naturlig del af lejeforholdet. Dertil inkluderer behandlingen videregivelse til eventuelle leverandører, herunder forsyningsvirksomheder, ejendomsadministrationen eller andre leverandører, der fremgår af lejekontrakten.
|
| Kategorier af personoplysninger |
|
| Behandlingsgrundlag |
Behandlingsgrundlaget for vores behandling af almindelige personoplysninger følger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om behandling, der er nødvendig af hensyn til opfyldelse af lejekontrakten, som lejeren er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på lejerens anmodning forud for indgåelsen af lejekontrakten.
Retsgrundlaget for vores behandling af private lejeres personnummer følger databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, da Velliv Ejendomme i nogle tilfælde skal tilknytte lejemålet forsyning og andre løbende aftaler, der kan være nødvendige for opfyldelse af lejekontrakten. Private lejere kan læse mere om forbrugerombudsmandens praksis om brug af personnummer her.
|
| Kilder |
|
| Opbevaringsperiode |
Velliv Ejendomme opbevarer lejerens personoplysninger så længe lejekontrakten er gældende. Derefter opbevares lejerens personoplysninger i 3 år efter lejeren er fraflyttet lejemålet, jf. forældelseslovens § 3.
Velliv Ejendomme opbevarer nogle data i længere tid, hvis Velliv Ejendomme er forpligtet til at gøre det i henhold til lovgivning. For eksempel behandles eventuelle personoplysninger til brug for bogføringsmateriale i løbende år + 5 år, jf. bogføringslovens § 12.
|
2.3 Købere og sælgere: Ejendomstransaktioner
| Købere og sælgere: Ejendomstransaktioner
|
|
| Behandlings formål |
Velliv Ejendomme behandler personoplysninger om købere og sælgere i forbindelse med køb eller salg af fast ejendom, således at handlen kan gennemføres.
Ved denne behandlingsaktivitet indgår således behandling, der naturligt indgår i ejendomstransaktionen herunder løbende forhandlinger, indledende due diligence gennemgang af relevante dokumenter, udarbejdelse af overdragelsesaftaler og anden nødvendig dokumentation samt registrering af nye ejerforhold hos tinglysningsretten.
|
| Kategorier af personoplysninger |
|
| Behandlingsgrundlag | Behandlingsgrundlaget for Velliv Ejendommes behandling af almindelige personoplysninger følger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om behandling, der er nødvendig af hensyn til opfyldelse af overdragelsesaftale, som henholdsvis køberen eller sælgeren er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på dennes anmodning forud for indgåelsen af overdragelsesaftalen. |
| Kilder |
|
| Opbevaringsperiode |
Velliv Ejendomme opbevarer den registreredes personoplysninger i 3 år efter overdragelsen er gennemført, jf. forældelseslovens § 3.
Velliv Ejendomme opbevarer nogle data i længere tid, hvis Velliv Ejendomme forpligtes til at gøre dette i henhold til lovgivning. For eksempel behandles eventuelle personoplysninger til brug for bogføringsmateriale i løbende år + 5 år, jf. bogføringslovens § 12.
|
2.4 Kontaktpersoner: Aftaler med samarbejdspartnere og leverandører
| Kontaktpersoner: Aftaler med samarbejdspartnere og leverandører |
|
| Behandlingens formål | Velliv Ejendomme behandler personoplysninger i forbindelse med almindelig korrespondance med kontaktpersoner i leverandørforhold og samarbejder. |
| Kategorier af personoplysninger |
|
| Behandlingsgrundlag |
Behandlingsgrundlaget for at behandle personoplysninger følger af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om behandling, der er nødvendig til opfyldelsen af en kontrakt, herunder korrespondance forud for indgåelse af kontrakten. |
| Kilder |
|
| Opbevaringsperiode |
Velliv Ejendomme opbevarer kontaktpersonens personoplysninger i 3 år efter leverandør- eller samarbejdsaftalens ophør, jf. forældelseslovens § 3.
Velliv Ejendomme opbevarer nogle data i længere tid, hvis Velliv Ejendomme er forpligtet til at gøre det i henhold til lovgivning. For eksempel behandles eventuelle personoplysninger til brug for bogføringsmateriale i løbende år + 5 år, jf. bogføringslovens § 12.
|
2.5 Kontakter: Øvrig kontakt
| Kontakter: Øvrig kontakt |
|
| Behandlingens formål | Når personer kontakter og kommunikerer med Velliv Ejendomme via kontaktformularen, e-mail eller telefon, behandles kontaktens personoplysninger for at besvare eller på anden måde imødekomme henvendelsen. |
| Kategorier af personoplysninger |
|
| Behandlingsgrundlag |
Behandlingsgrundlaget for Velliv Ejendommes behandling af kontaktens personoplysninger følger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f om behandling, der er nødvendig for, at Velliv Ejendomme kan forfølge en legitim interesse, hvor kontaktens rettigheder ikke tilsidesættes, da der kun behandles det nødvendige til besvarelse af henvendelsen.
Såfremt personen kontakter os vedrørende en investering, købet eller salget af en ejendom eller leje af en ejendom henvises til ovenstående behandlingsaktiviteter og dertilhørende behandlingsgrundlag.
|
| Kontakt |
|
| Opbevaringsperiode | Velliv Ejendomme opbevarer korrespondancen i op til 6 måneder efter seneste kontakt. |
2.6 Hjemmesidebesøgende: Statistik og analyse
| Hjemmesidebesøgende: Statistik og analyse | |
| Behandlingens formål |
Behandlingens formål Vi behandler hjemmesidebesøgendes personoplysninger til udarbejdelse af statistikker og analyser.
Al information relateret til vores brug af cookies beskrives i vores Håndtering af cookies.
|
| Kategorier af personoplysninger |
|
| Behandlingsgrundlag | Retsgrundlaget for Velliv Ejendommes behandling af almindelige personoplysninger følger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om behandling, der er nødvendig for at Velliv Ejendomme kan forfølge en legitim interesse. Velliv Ejendommes legitime interesse består i at forbedre og udvikle vores services. |
| Kilder |
|
| Opbevaringsperiode | Vi opbevarer statistikker og/eller analyser i anonymiseret form. |
3. Generelle bestemmelser
3.1. Modtagere af personoplysninger
Ad. databehandlere
Til mange af Velliv Ejendommes behandlingsaktiviteter benyttes databehandlere, som hjælper med IT- og/eller andre tjenesteydelser. Når Velliv Ejendomme anvender databehandlere, indgås der altid en databehandleraftale, der fastsætter behandlingens karakter, formål, type af personoplysninger, kategorier af registrerede og varighed.
Behandlingsgrundlaget for videregivelsen vil således ske på baggrund af databehandleraftalen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3.
Ad. myndigheder og tredjeparter
Velliv Ejendomme videregiver personoplysninger til myndigheder og andre tredjeparter (for eksempel advokater og revisorer), når der er en forpligtelse hertil som følge af lovgivningen, eller for at beskytte Velliv koncernens interesser i en juridisk tvist.
Behandlingsgrundlaget for videregivelse af almindelige personoplysninger vil typisk være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, der er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse. For følsomme personoplysninger vil behandlingsgrundlaget som udgangspunkt være databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, om behandling, der er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Alternativt kan det være databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g, om behandling, der er nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsinteresser på grundlag af EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret. Det afhænger af situationen, og den registrerede vil blive orienteret, medmindre det kræves, at videregivelsen sker i fortrolighed.
Ad. Velliv, Pension og Livsforsikring A/S
Til mange af Velliv Ejendommes behandlingsaktiviteter benyttes vores moderselskab Velliv, Pension & Livsforsikring A/S som databehandler. Velliv Ejendomme A/S har indgået en databehandleraftale, der fastsætter behandlingens karakter, formål, type af personoplysninger, kategorier af registrerede og varighed.
Behandlingsgrundlaget for videregivelsen til Velliv, Pension & Livsforsikring A/S sker på baggrund af databehandleraftalen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3.
Ad. tredjelandsoverførsler
I forbindelse med IT-drift, herunder hosting, udvikling og support, kan Velliv Ejendomme i visse tilfælde overføre personoplysninger til selskaber, som er etableret i et land uden for EU/EØS.
Når Velliv Ejendomme overfører personoplysninger til tredjeparter uden for EU og EØS, sikres, at personoplysningerne og databeskyttelsesrettigheder er beskyttet på passende vis ved at sikre enten:
- At Europa-Kommissionen har truffet en afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet.
- At der anvendes standardkontrakter, som er godkendt af Europa-Kommissionen eller Datatilsynet.
- At der implementeres supplerende foranstaltninger for de tredjelande, hvor lovgivningen i det pågældende land gør det aktuelt.
Den registrerede kan få nærmere oplysninger om overførslen af personoplysninger til tredjelande ved at skrive til kontaktoplysningerne oven for.
3.2 Den registreredes rettigheder
Den registrerede har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til Velliv Ejendommes behandling af personoplysninger om denne. Hvis den registrerede, vil gøre brug af sine rettigheder, kan den registrerede skrive til Velliv Ejendomme via kontaktoplysningerne oven for.
- Ret til indsigt: Den registrerede har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som Velliv Ejendomme behandler om den registrerede, herunder få udleveret en kopi.
- Ret til berigtigelse: Den registrerede har ret til at få urigtige oplysninger rettet.
- Ret til sletning: I særlige tilfælde har den registrerede ret til at få slettet sine personoplysninger, inden opbevaringsperioden udløber.
- Ret til begrænsning af behandling: Den registrerede har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af sine personoplysninger begrænset. Hvis den registrerede har ret til at få begrænset behandlingen, må Velliv Ejendomme fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med den registreredes samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en persons interesse eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til indsigelse: Den registrerede har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af den registreredes personoplysninger. Den registrerede kan også gøre indsigelse mod behandling af sine oplysninger til direkte markedsføring.
- Ret til dataportabilitet: Den registrerede har ret til at modtage sine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, samt til at få overført personoplysninger fra Velliv Ejendomme til en anden dataansvarlig.
Velliv Ejendomme imødekommer som udgangspunkt anmodninger inden for 30 dage. Såfremt der er behov for en fristforlængelse på grund af anmodningens kompleksitet og/eller omfang vil der hurtigst muligt gives besked herom. Hvis anmodningen ikke kan imødekommes, vil der sendes en begrundelse indenfor 30 dage.
Der henvises til Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som kan findes her.
3.3 Klageadgang
Den registrerede har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis der er utilfredshed med den måde, som Velliv Ejendomme behandler personoplysninger på. Der opfordres altid til at kontakte os først. Oplysninger om Datatilsynets klagevejledning kan findes her.